Es casi seguro que en algún momento de tu vida hayas tomado una clase de administración de tiempo, hayas leído algún libro sobre el tema o hayas tratado de usar algún tipo de calendario para organizar tu día y ordenar tus prioridades. ¿Por qué con todos estos dispositivos e información todavía sientes que no puedes completar lo que tienes pendiente? La respuesta es simple. Todo lo que aprendiste sobre el manejo del tiempo es una completa pérdida de tiempo y no funciona. Antes de que comiences a administrar el tiempo, debes comprender lo que es. El diccionario lo define como “el punto o periodo en el que las cosas pasan”. Hay dos tipos de tiempo: el tiempo del reloj y el tiempo real. En el primero hay 60 segundos en un minuto, 60 minutos en una hora, 24 horas en un día y 365 días en un año. Cuando alguien cumple 50 son exactamente 50 años, ni más ni menos.
1. Ten un horario y apunta todos tus pensamientos, conversaciones y actividades por una semana.
Esto te ayudará a saber cuánto puedes hacer durante el curso del día y qué haces con tu tiempo. Podrás observar cuánto tiempo realmente gastas produciendo resultados y cuánto pierdes en pensamientos, conversaciones y acciones improductivas.
2. Cualquier actividad o conversación que es importante para tu éxito debería tener cierto tiempo asignado.
Las listas de pendientes toman más tiempo y mucho más cuando no se pueden terminar. Los libros de tareas funcionan. Planea tus citas y crea bloques de tiempo para los pensamientos, conversaciones y acciones más importantes. Ten la disciplina necesaria para completar estos pendientes.
3. Pasa por lo menos el 50 por ciento de tu tiempo con los pensamientos, actividades y conversaciones que te den más resultados.
La buena noticia es que el tiempo real es mental. Tú lo creas y todo lo que creas puedes manejarlo. Es tiempo de remover cualquier auto sabotaje o auto limitación que tengas alrededor de “no tener suficiente tiempo” o de no ser “el momento correcto” para comenzar tu negocio o manejar el actual apropiadamente. Hay tres formas de pasar el tiempo: pensamientos, conversaciones y acciones. Sin importar qué clase de negocio que tengas, tu trabajo estará compuesto de estas tres cosas.
4. Dentro de tu planeación, incluye tiempo en el que seguramente serás interrumpido.
La razón por la que los dispositivos para administrar el tiempo no funcionan es que estos sistemas están diseñados para manejar el tiempo del reloj. Vives en el tiempo real, un mundo en el que el tiempo vuela cuando te estás divirtiendo o que arrastras cuando estás realizando trámites aburridos.
5. Tómate los primeros 30 minutos del día para organizar tu día.
No empieces hasta que completes tu plan.
6. Tómate cinco minutos antes de cada llamada y tarea para decidir el resultado que quieres obtener.
Esto te ayudará a visualizar el éxito antes de que empieces. Además, hará que el tiempo se pase más lento. Tómate cinco minutos después de cada cosa para determinar si alcanzaste los resultados deseados.
7. Pon un letrero de “no molestar” cuando de verdad debas cumplir con tu trabajo.
En la realidad, todo el tiempo es relativo. El tiempo vuela o lo arrastras dependiendo de lo que haces. ¿Qué tiempo describe el mundo en el que realmente vives, el tiempo real o el del reloj?
8. Practica no contestar el teléfono sólo porque está sonando y los emails sólo porque te lleguen.
No les des a las personas tu atención absoluta a menos que sea muy importante para tu negocio. En lugar de eso, planea tu tiempo para responder.
9. Bloquea distracciones como Facebook y otras redes sociales a menos que las uses para tu empresa.
Las redes sociales son una gran distracción, y si realmente deseas hacer grandes cosas, lo mejor es que sepas administrar su tiempo de uso.
10. Recuerda que es imposible terminar todo.
También, que las probabilidades son que el 20 por ciento de tus pensamientos, conversaciones y actividades produzcan el 80 por ciento de tus resultados.
Bonus: 12 consejos para administrar tu tiempo y ser más eficiente
“El tiempo es oro”, sobre todo cuando hablamos de gestionar tu empresa. Tanto si estás creando una increíble página web o comenzando un emocionante proyecto “offline”, este artículo es para ti. La gestión del tiempo consiste en hacer un uso inteligente de tu tiempo y hacer un trabajo eficiente y no un trabajo duro. Para ello, se requiere planificación, paciencia y mucha disciplina. Si estás motivado pero dudas por dónde empezar, ¡no tengas miedo!
01. Establece objetivos claros
Al momento de crear tu plan de negocios, te recomendamos considerar dos aspectos muy importantes: diseñar una línea de tiempo y establecer objetivos. Si bien el diseño de una línea de tiempo te dará una idea de cuánto tiempo te llevará alcanzar lo que buscas, el hecho de establecer tus objetivos te permitirá concentrar tu energía en lo que realmente quieres lograr.
Estas dos acciones te harán más productivo y te permitirán planificar tu tiempo de manera eficaz. Piensa paralelamente en tus en tus planes y objetivos a largo plazo, así como en tu organigrama a corto plazo. Dedica media hora de tu rutina matinal para repasar tus tareas diarias. Ponte a prueba realizando primero tu tarea más difícil para sacártela de encima lo antes posible.
02. Crea una rutina
Al igual que cuando haces una tabla de ejercicio semanal, cuanto más te acostumbres a tu rutina, más fácil será todo. Crea una rutina diaria que sea funcional para ti y trata de cumplirla con responsabilidad. No importa si eres una persona matutina o una criatura de la noche: ármate un plan de tareas que puedas cumplir, que te permita ser más productivo y que lo puedas mantener durante toda la semana. ¡Está comprobado!: tu cuerpo responde naturalmente a la conducta repetitiva. ¡En poco tiempo verás los resultados!
03. Evita las distracciones
La vida está llena de maravillosas distracciones. Tu programa favorito de TV, tu mascota, los mensajes de texto, Facebook y podríamos seguir años. Pero si quieres hacer bien el trabajo, la planificación es lo que te va a ayudar. Nuestro consejo para principiantes es que deben convencerse que de que el tiempo programado en el plan está 100% dedicado a hacer el trabajo.
Cierren todas las pestañas del navegador, alejen sus teléfonos (y siléncienlos). Hay personas a las que les gusta escuchar música cuando trabajan y hay otras que disfrutan de una sesión de meditación para ayudarse en la concentración. Si trabajas en un espacio público o en casa, es clave hallar un sitio tranquilo donde te sientas cómodo para ponerte a trabajar.
04. Deja un margen de tiempo entre las tareas
No se trata de convertirse en una máquina de trabajo. Sería increíble, sí, pero no sirve. Ninguna exageración es buena. El cerebro humano puede concentrarse durante unos 90 minutos así que es vital dar a tu cuerpo y mente un descanso. Esto es igualmente de importante para la productividad que cumplir la rutina. Puedes estirar las piernas durante 20 minutos, comer algo no muy pesado o cepillar al gato. Da igual. Lo importante es que te tomes un tiempo para ti mismo para permitirte mejorar la concentración. Si te relajas, rindes más. Aprende a identificar cuándo necesitas un descanso.
05. Valora tus horas de sueño
El ser humano promedio necesita alrededor de ocho horas de sueño para que su cuerpo y mente funcionen de la mejor forma. Según investigaciones de la Escuela de Medicina de la Universidad de Pensilvania, las personas que tienen hábitos de sueño saludable son más sanas y productivas y están menos estresadas.
Lo que ocurre es que cuando trabajas, tu cerebro acumula una gran cantidad de información que recoge a lo largo de su día. Y cuando duermes, el cerebro cambia al modo de procesamiento, tomando toda la información recopilada y organizándola de manera de hallarle algún sentido a todo. ¡Hasta tu mente conoce el valor de la organización! Escucha a tu cuerpo y respeta la cantidad de horas de sueño que necesitas. Además, piensa que tus amigos te prefieren más humano que zombi.
06. Mantente saludable
¿A quién no le gusta la pizza o los entremeses? ¡Todos tenemos derecho a estos placeres! Pero internamente sabemos bien que no son las opciones más saludables. Mantener sano tu cuerpo es muy importante para tu bienestar. Consumir demasiado azúcar o sal puede distraerte mucho y causarte antojos de comidas o bocadillos que terminarán haciendo que te sientas más cansado que energizado. Asegúrate de llevar una dieta saludable con alimentos como frutas, nueces, verduras con hummus o granola. Y ya que estamos, si estás comiendo bien, ¿por qué no combinar tu dieta con el ejercicio físico? Ya sea yoga, correr o andar en bicicleta, con 45 minutos al día puedes ayudar a aumentar tu energía, concentración y rendimiento. Y esto también te servirá para dormir mejor. ¿Otro consejo útil? Sal y disfruta de la luz del sol. Haz pausas afuera y recibe la valiosa vitamina D. ¡No olvides hidratarte con mucha agua!
07. Pide sugerencias y opiniones
Llevas día trabajando en un proyecto, todo fluye, has adelantado mucho trabajo y, de repente, te quedas en blanco y te atascas. Es un buen momento para pensar. Si te centras mucho tiempo en una idea o tarea de la que no estás muy seguro puede tomarte más tiempo del debido en terminarlo. En esos casos, tus amigos servirte de gran ayuda.
Pídeles una mano: que te den una segunda opinión y te regalen comentarios constructivos que pongan en la dirección correcta. Aplicar este consejo puede realmente ayudarte en el largo plazo ya que así no recaerás en la misma idea una y otra vez. Uno nunca sabe de dónde puede venir una nueva perspectiva que puede ayudar a resolver una tarea que nos tenía trabados.
08. Despídete del desorden
¿Recuerdas cuando tu madre te regañaba por no acomodar tu cuarto cuando eras un niño? ¡Qué molesto era mantener tu espacio organizado y limpio! Pero mamá tenía razón. El orden es una buena lección de vida. Ya seas de los que siempre van con su block de notas o de los que usan el computador para todo,asegúrate de mantener todo ordenado y legible. No pierdas tu valioso tiempo buscando aquel papel donde habías anotado algo importante. Tira lo que no te sirve a la basura, lava tu taza de café y organiza tu escritorio con, por ejemplo, carpetas, divisores y etiquetas.
09. No te angusties por los fracasos
A nadie le gusta fallar. Verdad. Ahora, bien, más vale descartar algo que no funciona que insistir en fracasar una y otra vez. Cuanto antes te metas en el trabajo, más pronto sabrás el resultado y esto te evitará penar con incertidumbre por horas. Puede sonar raro pero el fracaso es gran parte del éxito ya que nos da la oportunidad de aprender de nuestros errores y nos ayuda a crecer. Si te preocupas, te detienes. Pero a veces lo debes hacer. Cuando se trata de tu negocio, no temas hacer un salto al vacío y comenzar de nuevo.
10. Establece prioridades
Una de las formas más eficaces de mantenerte enfocado en lograr tus objetivos es priorizar. Saber cómo darle jerarquía a tus tareas afecta el tiempo que pasa en hacerlas y tu éxito general. Comienza creando una lista de tareas pendientes que tienes que hacer y asegúrate de ordenarlas de acuerdo al esfuerzo que te llevarán. Es hora de empezar a planificar tu tiempo de forma responsable. Al crear una lista, mejorará la visualización de tus objetivos y así podrás determinar lo que es realmente más importante (o más urgente, que no es necesariamente lo mismo).
11. Delega
Tener el control de todo, vaya tentación. Pero el mismo pensamiento de estar en cada detalle puede provocar un poco de ansiedad. Dicho esto, y no importa si odiamos admitirlo, no podemos hacer todo nosotros mismos. Tal vez seas un experto en diferentes cuestiones pero es genial pedir ayuda en aquellas que no dominas como un campeón. Porque, sí, hay cosas que pueden salir mejor si son realizadas por otros.
Así, es clave que consideres delegar. Esto reducirá tu carga de trabajo y te permitirá estar menos estresado y, por consecuencia, más productivo.
12. Conoce tus límites (¡y aprende a decir que no!)
Todos tenemos un poco de Superman o de Mujer Maravilla dentro, pero aun así es imposible abarcarlo todo. Habrá momentos en que aparece una interesante propuesta de trabajo o un proyecto irresistible, pero por más grande que sea la tentación, es importante saber cuándo decir no. Recuerda que hay ciertos sacrificios que debes hacer si deseas alcanzar tus objetivos. Entre ellos, rechazar opciones de vez en cuando también cuenta.